Personvern

Personvernerklæring for Stiftelsen Organdonasjon

Denne erklæringen beskriver hvordan Stiftelsen Organdonasjon behandler personopplysninger. Vi ønsker at alle som bruker våre elektroniske løsninger skal føle seg trygge på at personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende lover og regler.

Erklæringen gjelder for deg som er i kontakt med oss som giver, frivillig eller på annen måte er interessert i eller engasjert i vårt arbeid. Den gjelder også for deg som kontakter oss gjennom ditt yrke, søker jobb hos oss eller er ansatt i stiftelsen.

1. Behandlingsansvarlig

Med behandlingsansvar mener vi den som primært har ansvar og plikter etter personopplysningsloven. Daglig leder er på vegne av Stiftelsen Organdonasjon ansvarlig for behandling av personopplysninger. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til post@organdonasjon.no.

2. Innhenting av personopplysninger

Stiftelsen Organdonasjon innhenter og lagrer personopplysninger om deg:

  • Når du besøker våre nettsider (les mer om bruk av informasjonskapsler under punkt 6).
  • Når du gir gaver via våre nettsider og andre eksterne innbetalingskanaler.
  • Som pårørende ved mottakelse av minnegaver.
  • Når du fyller ut et skjema på våre nettsider som ber om personopplysninger.
  • Når du melder deg på vårt nyhetsbrev.
  • Når du kontakter oss via e-post, telefon, nettside og sosiale medier.
  • Når du melder deg på et arrangement eller deltar på en konkurranse i regi av Stiftelsen Organdonasjon.
  • Når du engasjerer deg som frivillig eller bidrar med historieformidling.
  • Når du har inngått samarbeid med oss, enten i regi som frivillig eller gjennom ditt yrke/organisasjon.
  • Når du har blitt valgt til tillitsverv i Stiftelsen Organdonasjon.
  • Når du har søkt på jobb hos Stiftelsen Organdonasjon, eller hvis du er ansatt.

3. Hvilke personopplysninger vi lagrer og hvor lenge

Stiftelsen Organdonasjon samler inn personopplysninger som er gitt direkte av deg, og som er nødvendig for formålet. Personopplysninger oppbevares i en egen database og deles ikke med utenforstående.

I tråd med Personopplysningsloven (Norge) § 28 slettes personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Stiftelsen Organdonasjon lagrer personopplysninger i samsvar med gjeldende lovverk og følger relevante bransjenormer.

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har registrert om deg, og kan be om at de rettes, arkiveres eller slettes. Se punkt 3.1–3.6 for mer informasjon om lagring av personopplysninger.

3.1 Givere

Personopplysninger hentes inn fra betalingsløsningene vi bruker: vår nettside, DNB, Vipps, begravelsesbyråer og Spleis. Vi lagrer kontaktopplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer) samt informasjon om bidrag som er gitt.

Givere som støtter oss med et fast månedlig beløp via AvtaleGiro, brevgiro eller Vipps kan når som helst avslutte avtalen selv, enten via Vipps eller ved å kontakte oss på gave@organdonasjon.no. Fastgivere som bruker Vipps trekkes fra valgt bankkonto eller bankkort.

Stiftelsen Organdonasjon oppdaterer årlige reservasjoner mot Reservasjonsregisteret hos Brønnøysundregistrene. Vi gjennomfører også årlig gjennomgang av vårt CRM-system for å sikre korrekt håndtering av personopplysninger. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner regnes en giver som aktiv i tre år etter siste bidrag. Opplysninger som må oppbevares etter Bokføringsloven (Norge) lagres i fem år.

For å kunne drive informasjonsarbeid og prosjekter er vi avhengig av støtte fra privatpersoner. Vi kan derfor kontakte mulige givere via brev, e-post, telefon eller SMS. Slike henvendelser skjer i samsvar med Markedsføringsloven (Norge) og registrerte reservasjoner.

Du kan reservere deg mot slike henvendelser ved å ta kontakt på post@organdonasjon.no.

3.2 Frivillige og tillitsvalgte

For å kunne følge opp våre frivillige og tillitsvalgte lagrer vi navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse, og i noen tilfeller også den frivilliges tilknytning til saken. Våre frivillige er de som engasjerer seg som frivillige foredragsholdere, de som deltar på Donasjonsdagen og Valentinsdagen, samt de som bidrar som historieformidlere i våre sosiale medier og på vår nettside. 

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med frivillig engasjement brukes til å sende ut materiell, for å gi oversikt over hvor i landet vi har frivillige, samt for å sikre god oppfølging av våre frivillige. De som registrerer seg som frivillig blir også oppført på en egen e-postliste slik at de kan motta informasjon i forbindelse med arrangementet de skal delta på. De mottar også e-post om fremtidige arrangementer. De kan når som helst melde seg på denne e-postlisten. Når påmeldte bestiller materiellpakker til stands vil bestillingsinformasjonen deles med distributøren, som sender ut materiellet på vegne av Stiftelsen Organdonasjon. 

Personopplysninger som deles med distributør blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen, og blir slettet etter utsendelse av materiell.

For å jobbe med utstrakt informasjonsarbeid og prosjekter er vi avhengige av donasjoner fra private. Av denne grunn ønsker vi å kunne fortelle våre frivillige om hva vi jobber med, og om det er ønskelig å støtte oss fast. Det kan være gjennom henvendelser via brev, e-post, telefon eller SMS. For slike henvendelser følger vi Markedsføringsloven og dens bestemmelser for ideelle organisasjoner, samt dine gjeldende reservasjoner. Ønsker du å reservere deg mot slike henvendelser kan du sende en henvendelse til post@organdonasjon.no.

Registrering og behandling av personopplysninger fra frivillige er alltid i henhold til gjeldende lov om personvern. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.3 Nyhetsbrev

Alle kan melde seg på vårt nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere fullt navn og e-postadresse hos oss. Informasjonen lagres i en egen database, deles ikke med andre og informasjonen slettes når e-postadressen ikke lenger er i bruk, eller når du selv velger å melde deg av nyhetsbrevet.

3.4 E-post, bestilling av materiell og bruk av det digitale klasserom om organdonasjon

Om vi mottar e-post som inneholder personopplysninger, behandler vi e-posten og sletter deretter. Personopplysninger vi mottar fra dem som bestiller materiell (Donorkort™ og armbånd), blir benyttet til å administrere bestillingen, samt ha en historikk over bestillinger.

For å jobbe med utstrakt informasjonsarbeid og prosjekter, er vi avhengig av donasjoner fra private. Av denne grunn ønsker vi å kunne fortelle dem som har støttet saken om hva vi jobber med, og om det er ønskelig å støtte oss ytterligere. Det kan være gjennom henvendelser via brev, e-post, telefon eller SMS.

For slike henvendelser følger vi Markedsføringsloven og dens bestemmelser for ideelle organisasjoner, samt dine gjeldende reservasjoner. Ønsker du å reservere deg mot slike henvendelser kan du sende en henvendelse til post@organdonasjon.no.

Har du som lærer benyttet deg av vårt digitale undervisningsopplegg og har opprettet et digitalt klasserom, blir personopplysninger brukt til å sende evalueringsskjema i etterkant. Du vil også bli oppført på en e-postliste og motta inntil to e-post årlig om vårt undervisningstilbud. Du kan når som helst melde deg av.

Registrering og behandling av personopplysninger fra de som har benyttet seg av nevnte tjenester er alltid i henhold til gjeldende lov om personvern. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år.

3.5 Påmelding arrangementer

I forbindelse med arrangementer bruker vi egne påmeldingsskjemaer. I den forbindelse henter vi navn og kontaktopplysninger. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn arrangementet. Vi innhenter egne samtykker for å kartlegge interesse og ønske om å motta invitasjon til nye arrangementer.

3.6 Arbeidssøkere og ansatte

Stiftelsen Organdonasjon er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering. Vi behandler personopplysninger som du gir oss gjennom søknad, CV, vedlegg, intervju og eventuelle referanser, med det formål å vurdere deg som kandidat til aktuell stilling.

Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre rekrutteringsprosessen. Opplysningene behandles konfidensielt og er kun tilgjengelig for personer som deltar i rekrutteringen. Opplysninger om søkere som ikke ansettes, slettes eller anonymiseres når rekrutteringsprosessen er avsluttet, normalt innen 6 måneder. Vi følger Personopplysningsloven § 11.

Dersom vi ønsker å lagre opplysninger for fremtidige rekrutteringsbehov, vil vi be om ditt samtykke. Du har rett til innsyn i, retting av og sletting av personopplysninger, samt rett til å protestere eller begrense behandlingen. Henvendelser kan rettes til daglig leder.

Når et arbeidsforhold opphører for en ansatt, vil lagrede personopplysninger avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten slettes innen rimelig tid.

4. Formål med behandlingen av personopplysninger

Stiftelsen Organdonasjon behandler personopplysninger for de formål som oppgis i denne erklæringen.

Vi samler inn personopplysninger for å kunne:

  • Bekrefte din identitet.
  • Sende ut nyhetsbrev.
  • Ta imot og registrere gaver og andre bidrag gitt til Stiftelsen Organdonasjon.
  • Sende ut takkebrev for minnegaver som er gitt.
  • Håndtere bestilling av materiell, samt andre tjenester som krever personopplysninger.
  • Håndtere henvendelser, rette opp feil informasjon eller å sende informasjon til de som har bedt om det.
  • Bruke fødselsnummer slik at givere får skattefradrag for bidrag på over kr. 500,- dersom det er ønskelig.
  • Registrere frivillige og tillitsvalgte, og følge opp disse.

For å drifte vår virksomhet må vi også behandle personopplysninger om du av ulike grunner er i kontakt med oss. Eksempler som innebærer behandling av person­opplysninger er:

  • Henvendelser på e-post, for å kunne holde kontakt med deg.
  • I forbindelse med din yrkesrolle (f.eks. som representant for en leverandør, kunde eller samarbeidspartner). Personopplysninger vil forekomme på fakturaer, i referater, betalingsanmodninger og refusjoner (sistnevnte gjelder både frivillige, tillitsvalgte og ansatte).

5. Grunnlag for behandlingen

Opplysningene brukes for å oppfylle avtaler og forpliktelser knyttet til ditt forhold som giver, frivillig, tillitsvalgt, abonnent på nyhetsbrev eller bruker av andre tjenester vi tilbyr.

Opplysningene brukes også for å oppfylle rettslige forpliktelser etter skatte- og regnskapslovgivningen, samt til informasjonsarbeid og innsamling av midler for Stiftelsen Organdonasjon. Behandlingen av personopplysninger skjer i samsvar med Personopplysningsloven § 8.

6. Informasjonskapsler

Stiftelsen Organdonasjon benytter seg av informasjonskapsler (cookies) for å forbedre din brukeropplevelse og våre tjenester. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger, og informasjonen brukes til blant annet analyse av trafikken til våre nettsider. Du kan når som helst slette informasjonskapslene i din nettleser, eller besøke våre sider «anonymt». Første gang du besøker sidene våre, bestemmer du selv om du vil godkjenne informasjonskapsler – og eventuelt velge ut hvilke. Vi bruker Cookiebot til å administrere informasjonskapsler.

Din nettleser kan også gi deg en oversikt over hvilke informasjonskapsler som er aktive på våre sider. Se egen fremgangsmåte for din nettleser.

På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til å sikre bruk av internett.

7. Analyseverktøy

Trafikken på organdonasjon.no analyseres ved hjelp av Google Analytics (GA), Meta og YouTube. Her gjelder standardvilkår for databehandling hos de respektive aktørene.

8. Trygg surfing

Våre nettsider er kun tilgjengelig som https://. Dette gjør at trafikken mellom deg og sidene våre er kryptert, og derfor ikke kan sees av uvedkommende. Sertifikatet vårt er levert av Let´s Encrypt og følger 256 bit RSA standard.

9. Utlevering av personopplysninger til tredjepart

Stiftelsen Organdonasjon selger ikke personopplysninger til tredjepart, og vi bytter eller videreformidler heller ikke slik informasjon med tredjepart. Utenforstående kan bare få innsyn i opplysningene hvis dette er nødvendig for å utføre bestemte tjenester for Stiftelsen Organdonasjon. I slike tilfeller inngås avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten.

I tillegg vil Stiftelsen Organdonasjon alltid bestemme hvordan behandlingen av opplysningene skal foregå. Alle våre ­leverandører er underlagt egne databehandler­avtaler med Stiftelsen Organdonasjon. Det er Stiftelsen Organdonasjon som har data­behandler­ansvar for alle data som innhentes.

10. Informasjonssikkerhet

Personopplysninger som Stiftelsen Organdonasjon oppbevarer vil fra juli 2018, kun være fra personer som har gitt samtykke til at vi har personopplysninger registrert i våre systemer. All informasjon i vårt CRM, som leveres av Kommunion AS, lagres kryptert på egne servere på plattformen Cornerstone. Vi bruker også krypterte servere hos Amazon til å lagre backup av data vi har på egen server. I tillegg bruker vi sky- og kommunikasjonstjenester fra Microsoft og Google.

Stiftelsen Organdonasjon har standard databehandleravtale med alle disse leverandørene, som regulerer hvilken informasjon hver leverandør har tilgang til. Sender du en e-post som inneholder sensitive personopplysninger, må du være oppmerksom på at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor unngå å sende sensitivt innhold per e-post.

11. Rettigheter

I henhold til personopplysningslovens § 18, har man krav på innsyn i de opplysninger som er registrert. Vi vil med dette sikre at informasjon ikke utleveres til uvedkommende. Dersom de registrerte opplysningene ukorrekt eller ufullstendig, kan du kreve det rettet i henhold til personopplysningslovens § 27. Send en henvendelse til post@organdonasjon.no.

12. Endringer

Stiftelsen Organdonasjon kan revidere denne personvernerklæringen ved endringer i behandlingen av personopplysninger eller ved endringer i gjeldende lovgivning. Når personvernerklæringen endres, vil den nye personvernerklæringen publiseres på vår hjemmeside.

13. Kontakt oss

Dersom du har henvendelser angående personopplysninger og personvern, ta kontakt med oss.

E-post: post@organdonasjon.no

Tlf: +47 21 04 34 00